보도자료는 기자가 기사를 쓰기 쉽도록 회사나 기관이 미리 정리해서 보내는 문서예요. 기자는 하루에도 수십, 수백 건의 자료를 받기 때문에 첫 몇 줄에서 뉴스가 될지 가려요. 그래서 보도자료는 홍보 문구가 아니라 기사에 가까운 형식으로 써야 해요.
이 글은 보도자료의 기본 구조를 제목부터 배포까지 순서대로 다뤄요. 처음 작성하는 담당자도 그대로 따라 쓸 수 있도록 실전 요령 위주로 정리했어요.
보도자료의 기본 원칙: 뉴스가 되는 이야기부터 정하기
작성 전에 가장 먼저 할 일은 이 소식이 왜 기사가 되는지 한 문장으로 답해 보는 거예요. 신제품 출시, 수상, 투자 유치, 정책 변화, 조사 결과 발표처럼 독자가 알아야 할 새로운 사실이 있어야 해요. 회사가 하고 싶은 말보다 독자에게 의미 있는 사실이 우선이에요.
새로움이 부족하다면 숫자와 비교로 뉴스 가치를 만들 수 있어요. 예를 들어 전년 대비 증가율, 업계 최초 여부, 이용자 수 같은 구체적 수치는 기자가 기사 제목으로 쓰기 좋아요. 과장된 형용사는 오히려 신뢰를 떨어뜨려요.
역삼각형 구조로 쓰기
기사는 가장 중요한 내용을 맨 앞에 두고 뒤로 갈수록 덜 중요한 내용을 배치하는 역삼각형 구조로 써요. 보도자료도 같은 구조를 따라야 기자가 그대로 옮겨 적기 쉬워요. 뒤쪽 문단이 잘려도 핵심이 남는 구조라서 편집하기도 편해요.
- 1순위: 핵심 사실: 누가 무엇을 언제 발표했는지를 첫 문단에 담아요.
- 2순위: 배경과 세부: 왜 이런 결정을 했는지, 수치와 일정을 이어서 설명해요.
- 3순위: 부가 정보: 회사 소개, 향후 계획, 문의처처럼 없어도 기사가 성립하는 정보를 뒤에 둬요.
제목 쓰는 법
제목은 기자가 자료를 열지 말지 결정하는 첫 관문이에요. 회사명과 핵심 사실, 가능하면 숫자를 넣고 한 줄로 끝내는 것이 좋아요. 길어지면 부제를 붙여서 보충하되, 주 제목만 읽어도 무슨 일인지 알 수 있어야 해요.
제목에서 피해야 할 것은 추상적인 표현이에요. "혁신적인 서비스 출시"보다 "A사, 월 3,000원 구독형 배송 서비스 출시"처럼 구체적인 사실을 담는 편이 기사화 확률이 높아요. 느낌표나 과장된 수식어는 쓰지 않는 것이 좋아요.
리드문에 육하원칙 담기
제목 다음의 첫 문단인 리드문은 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜라는 육하원칙을 압축해서 담아요. 한두 문장으로 핵심을 다 말해야 하고, 독자가 리드문만 읽어도 소식을 이해할 수 있어야 해요.
리드문이 길고 복잡하면 기자는 다시 정리해야 해서 손이 가지 않아요. 한 문장에 너무 많은 정보를 넣지 말고 핵심 사실 하나와 부가 정보 하나 정도로 유지하세요. 날짜와 장소는 정확한 표기로 써야 오류가 줄어요.
본문, 인용문, 회사 소개 배치
본문은 리드문에서 던진 사실을 뒷받침하는 세부 정보를 담아요. 수치, 일정, 진행 방식, 기대 효과를 짧은 문단으로 나누어 써요. 한 문단은 서너 문장을 넘기지 않는 것이 읽기 좋아요.
인용문은 기사에 생동감을 더해 줘요. 대표나 담당자의 발언을 "~라고 말했다" 형태로 넣되, 이미 본문에 쓴 사실을 반복하는 문장보다는 의도나 전망을 담은 발언이 좋아요. 인용문은 실제 발언자의 확인을 받은 내용만 써야 해요.
회사 소개는 맨 끝에 짧게 붙여요. 설립 연도, 주요 사업, 대표 서비스 정도를 두세 줄로 정리해요. 이 부분은 기자가 필요할 때만 참고하니 홍보 문구로 채우지 마세요.
사진, 첨부, 연락처
사진은 기사의 완성도를 높이는 중요한 요소예요. 고해상도 이미지를 별도 첨부하고, 사진 설명(캡션)을 함께 달아 주면 기자가 바로 쓸 수 있어요. 인물 사진에는 이름과 직함을 정확히 표기해야 해요.
문의 가능한 담당자의 이름, 직함, 전화번호, 이메일을 마지막에 적어요. 기자가 추가 질문이나 인터뷰를 요청할 때 바로 연락할 수 있어야 해요. 연락처가 없으면 기사화가 미뤄지거나 무산돼요.
배포 요령과 엠바고
보도자료는 언론사 출입 기자, 담당 부서 이메일, 보도자료 배포 서비스 등으로 보내요. 이메일 제목에 [보도자료]라는 말머리를 붙이고 본문에 핵심 내용을 함께 써 주면 첨부 파일을 열지 않고도 판단할 수 있어요.
배포 시점도 중요해요. 오전에 배포하면 당일 기사에 반영될 가능성이 높고, 늦은 오후나 주말에는 반응이 떨어져요. 엠바고는 특정 시각 이후에 보도하기로 약속하는 것으로, 자료 첫머리에 명확히 표시해야 해요.
- 엠바고 표기: "○월 ○일 ○시 이후 보도 요청"처럼 날짜와 시간을 정확히 적어요.
- 배포 시간: 기사화 시간을 고려해 오전에 보내는 편이 유리해요.
- 후속 연락: 배포 후 관심 있는 기자에게 추가 자료를 제공해요.
자주 하는 실수
가장 흔한 실수는 광고성 표현이에요. 최고, 최초, 혁신 같은 단어는 근거 없이 쓰면 오히려 기사화를 막아요. 출처와 수치를 밝히고 객관적인 톤으로 써야 신뢰를 얻어요.
또 하나는 내부 용어예요. 업계 밖 독자가 이해하지 못하는 약어나 전문 용어는 풀어서 써야 해요. 마지막으로 오탈자와 숫자 오류를 꼭 검수하세요. 작은 오류 하나가 회사 전체의 신뢰도를 떨어뜨릴 수 있어요.